Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Mục này sẽ giải quyết các quan điểm đối chọi nhau để thiết lập chính sách tồn kho. Chúng ta khảo sát về bản chất của tồn kho và các công việc bên trong hệ thống tồn kho, xây dựng những vấn đề cơ bản trong hoạch định tồn kho và kỹ thuật phân tích một số vấn đề tồn kho.
Có nhiều lý do để giải thích tại sao muốn tồn kho và tại sao lại không muốn tồn kho?
Tại sao chúng ta giữ hàng tồn kho
Tồn kho là cần thiết nhưng vấn đề quan trọng là khối lượng hàng tồn kho được giữ là bao nhiêu cho phù hợp với điều kiện hoạt động sản xuất – kinh doanh của đơn vị.
Chúng ta giữ hàng tồn kho vì một vài chi phí sau đây thấp:
Chi phí chất lượng khởi động: Khi chúng ta bắt đầu sản xuất một lô hàng thì sẽ có nhiều nhược điểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức sản xuất, vật liệu không đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh. Kích thước lô hàng càng lớn thì có ít thay đổi trong năm và ít phế liệu hơn.
Tồn kho có thể cần thiết cho hiệu quả vận hành của hệ thống sản xuất nhưng cũng có nhiều lý do đối với việc tại sao ta không giữ hàng tồn kho.
Về thành phẩm
– Chuẩn bị lượng hàng trước khi giao hàng.
– Năng lực sản xuất có hạn.
– Sản phẩm có thể để trưng bày cho khách hàng.
Về bán thành phẩm
– Vì khâu quản lý, không thể kết hợp 2 giai đoạn sản xuất lại
– Sản xuất và vận chuyển các lô hàng lớn khiến cho tồn kho nhiều hơn nhưng có thể giảm chi phí sản xuất, chi phí vận chuyển nguyên vật liệu.
Về vật liệu thô
– Do một số nhà cung cấp sản xuất và vận chuyển một vài vật liệu thô theo lô.
– Lượng đặt mua lớn làm tồn kho nhiều hơn nhưng có thể được khấu trừ theo số lượng mua, giảm được chi phí mua hàng.
Tại sao chúng ta không giữ hàng tồn kho
Một số lý do sau đây làm cho chi phí gia tăng khi lượng tồn kho cao:
Chi phí tồn trữ: Là những chi phí phát sinh có liên quan đến việc tồn trữ như trong bảng 6-2 dưới đây.
Chi phí cho việc đáp ứng khách hàng: Nếu lượng bán thành phẩm tồn kho quá lớn thì nó làm cản trở hệ thống sản xuất. Thời gian cần để sản xuất, phân phối các đơn hàng của khách hàng gia tăng thì khả năng đáp ứng những thay đổi các đơn hàng của khách hàng yếu đi.
Chi phí cho sự phối hợp sản xuất: Do lượng tồn kho quá lớn làm cản trở qui trình sản xuất nên nhiều lao động được cần đến để giải tỏa sự tắc nghẽn, giải quyết những vấn đề tắc nghẽn liên quan đến sản xuất và lịch trình phối hợp.
Chi phí về chất lượng của lô hàng lớn: Khi sản xuất những lô hàng có kích thước lớn sẽ tạo nên tồn kho lớn. Trong vài trường hợp, một số sẽ bị hỏng và một số lượng chi tiết của lô sản xuất sẽ có nhược điểm. Nếu kích thước lô hàng nhỏ hơn có thể giảm được lượng kém phẩm chất.
Những chi phí phát sinh trong quá trình tồn trữ:
Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng:
– Tiền thuê hoặc khấu hao.
– Thuế nhà đất.
– Bảo hiểm nhà kho.
Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:
– Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị, phương tiện.
– Chi phí nhiên liệu cho thiết bị, phương tiện hoạt động.
– Chi phí vận hành thiết bị.
Chi phí nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý:
– Chi phí lương cho nhân viên bảo quản.
– Chi phí quản lý điều hành kho hàng.
Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho:
– Phí tổn do việc vay mượn để mua hàng và chi phí trả lãi vay.
– Phí bảo hiểm hàng hóa trong kho.
Chi phí khác phát sinh:
– Chi phí do hao hụt, mất mát vật liệu.
– Chi phí do không sử dụng được nguyên vật liệu đó.
– Chi phí đảo kho để hạn chế sự giảm sút về chất lượng.
