Đánh giá một chuỗi cung ứng

“Làm sao để đánh giá chuỗi cung ứng của mình?” là câu hỏi mà tôi thường gặp. Và tôi cũng thường gặp những câu hỏi như : “Làm sao để đánh giá nhà cung cấp của mình” hay như “Làm sao để đánh giá nhân viên của mình”. Tôi có thể khẳng định rằng hầu hết các câu hỏi này đều có cùng một câu trả lời. Câu trả lời nằm trong tựa đề của bài viết này. Và đây cũng chính là câu trả lời cho các câu hỏi như “Làm sao để đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty mình và chính bản thân mình”

Một điều có thể nhận thấy rõ là khi bạn đề cập đến chuỗi cung ứng thì bạn đang nói đến những nhà cung cấp của mình. Đây là những tổ chức độc lập, nhưng nếu bạn nhìn các tổ chức này dưới góc độ một “tập hợp” thì tập hợp này chính là chuỗi cung ứng hoặc ít ra cũng là một phần của chuỗi cung ứng. Vì thế, để đánh giá chuỗi cung ứng, bạn cần phải đánh giá từng nhà cung cấp. Và điều này thật sự trở thành một vấn đề nan giải. Hơn thế nữa, khi các nhà điều hành muốn đánh giá hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng hoặc tìm những thông tin về chuỗi cung ứng của mình, thì họ thường không đi sâu và chi tiết vào từng thông tin của từng nhà cung cấp. Thay vào đó, họ sử dụng những thông tin đã được tổng hợp.

Một vấn đề nữa là bạn cần đầy đủ thông tin của toàn bộ chuỗi cung ứng để đánh giá hiệu quả. Khi những thông tin này bao gồm cả thông tin về hiệu quả của những nhà thầu phụ thì vấn đề càng trở nên phức tạp hơn. Đây chính là thách thức cho bạn khi phải đánh giá hiệu quả của hoạt động cung ứng. Theo tôi thì câu trả lời sẽ rất đơn giản, tuy nhiên việc thực hiện sẽ khó khăn, thậm chí không khả thi nếu bạn không có cách nhìn đầy đủ và toàn diện.

Điều quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động là bạn phải biết đối tượng bạn đang đánh giá hoặc bạn phải biết bạn đang sử dụng “cái gì” để so sánh hiệu quả hoạt động. Thông thường chúng ta thường đánh giá dựa trên cảm nhận, lời khuyên hoặc kết quả mặc dù kết quả không được xây dựng dựa theo tiêu chí nào cả. Nói tóm lại, để đánh giá hiệu quả, trước hết bạn phải hiểu bạn đang đánh giá “cái gì”, và “cái gì” này cần phải được đánh giá dựa trên những tiêu chuẩn/tiêu chí nào?

Ví dụ như bạn đang muốn đánh giá về hiệu quả giao hàng đúng hạn của nhà cung cấp mình. Thế bạn hiểu thế nào là “giao hàng đúng hạn”? Liệu giao hàng đúng hạn có đồng nghĩa với việc nhà cung cấp giao hàng đến khi bạn đang cần nó? Hay giao hàng theo đúng như những gì họ nói với bạn? Và việc giao hàng tới đâu mới được gọi là đúng hạn? Nếu nhà cung cấp của bạn ở nước ngoài, thì giao hàng đúng hạn có đồng nghĩa là giao tới bến cảng hay là giao tới nơi bạn chỉ định tại cảng biển hoặc cảng hàng không? Điều tôi muốn nói ở đây chính là bạn cần phải định nghĩa rõ thế nào là “giao hàng đúng hạn”, nhằm có thể đánh giá đúng hiệu quả hoạt động. Và cả bạn cùng nhà cung cấp phải cùng hiểu rõ khái niệm này. Nếu một trong hai bên không hiểu rõ, thì bạn sẽ không thể đánh giá chính xác hiệu quả hoạt động “giao hàng đúng hạn”.

Khi bạn xây dựng tiêu chuẩn để hình thành hệ thống đo lường hiệu quả hoạt động dành cho nhà cung cấp, thì trước tiên bạn phải tự hỏi điều gì là quan trọng nhất đối với mình cũng như đâu là yếu tố quyết định thành công cho công ty mình? Để trả lời câu hỏi này bạn cần phải hiểu rõ đâu là những yếu tố bạn cần để hỗ trợ cho con đường chinh phục mục tiêu của công ty bạn. Mỗi bộ phận cũng như mỗi nhân viên trong công ty bạn đều phải nỗ lực để hoàn thành mục tiêu đã được xác định trong Hệ thống đạt mục tiêu (Goal Attainment System). Với tư cách là một bộ phận của công ty, thì hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng và nhà cung cấp mà bạn đang xây dựng phải giúp bạn đạt được mục tiêu công ty đã đề ra. Đo lường hiệu quả hoạt động sẽ giúp định hướng hành vi của đối tượng được đo lường. Vì thế hệ thống đo lường mà bạn phát triển sẽ giúp định hướng hành vi của các nhà cung cấp của bạn.

Để đánh giá hiệu quả của nhà thầu phụ, thì bạn cần có sự hợp tác của nhà cung cấp trực tiếp trong việc đánh giá và báo cáo hiệu quả nhà thầu phụ. Có thể sẽ có nhiều trở ngại từ nhà cung cấp của bạn trong việc triển khai này, tuy nhiên bạn cần phải thuyết phục họ rằng để có thể đạt được mục tiêu của “toàn chuỗi cung ứng” thì bạn cần sự hợp tác của họ để đánh giá và đo lường hiệu quả hoạt động của nhà thầu phụ.

Khi yêu cầu nhà cung cấp báo cáo về hiệu quả hoạt động các nhà thầu phụ để định hướng hành vi cho nhà cung cấp của mình, bạn cũng đang “nâng tầm” cho các nhà cung cấp, vì nếu không họ sẽ chẳng đánh giá chính những nhà cung cấp cho họ. Bạn cần phải truyền đạt những yêu cầu và những chỉ số đo lường của mình tới nhà cung cấp trước khi ký kết hợp đồng hoặc bắt đầu đơn hàng.

Sau đây là một số các chỉ tiêu hoạt động (KPI) mà bạn có thể sử dụng để đo lường:

– Giao hàng đúng hạn

– Gửi thông báo tình trạng lô hàng

– Gửi chứng từ chính xác

– Gửi chính xác số lượng lô hàng

– Đóng gói đúng quy cách

– Đáp ứng đúng quy cách sản phẩm

– Tỷ lệ hàng bị lỗi

– Đạt được mục tiêu/chi phí

– Hóa đơn chính xác

– Hóa đơn đúng hạn

– Giải quyết vấn đề và trả lời làm hài lòng

– Hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp

– Tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp

Hiệu quả hoạt động chuỗi cung ứng của bạn sẽ là tổng hợp hiệu quả hoạt động của từng nhà cung cấp. Mặc dù kết quả là “tổng hợp”, nhưng bạn cần phải bảo đảm rằng có thể “truy tận gốc” từng mắt xích của nhà cung cấp cho hoạt động phân tích hoặc cải tiến chuỗi cung ứng của mình.

Nói tóm lại, hiệu quả chuỗi cung ứng là tổng hợp hiệu quả của từng nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Hiệu quả hoạt động không chỉ dừng lại ở mức độ chính xác thông tin bạn thu được, mà hiệu quả này cần phải được so sánh với “chuẩn”. Có thể khẳng định rằng đo lường hiệu quả hoạt động là một công cụ không thể thiếu được trong bộ “đồ nghề kinh doanh” của bạn.

Theo Supplychain Insight