Quản lý kho hàng tốt đòi hỏi cần có một kế hoạch nhập hàng rõ ràng, chính xác nhằm tránh tình trạng khan hàng hay tồn đọng vốn lớn gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh
Kho hàng là nơi tập trung toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu, đồ đạc dụng cụ, hàng hóa bán thành phẩm, sản phẩm cuối, bao bì đóng gói… Về nguyên tắc, kho hàng là nơi đáp ứng mọi nhu cầu liên tục của cửa hàng và được duy trì ổn định thông qua các nguồn cung cấp và thời hạn nhập hàng cố định. Việc hình thành kho chịu tác động từ những biến động về nhu cầu của người tiêu dùng và rủi ro trong việc nhập hàng hóa. Những biến động này có thể gây ra sự chậm trễ trong giao hàng hay thiếu sót trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó quản lý kho hàng đòi hỏi cần phải có sự thắt chặt và cần được áp dụng các biện pháp an toàn trong quá trình thiết lập kho hàng. Đây chính là lý do bạn cần lên kế hoạch nhập hàng một cách chi tiết cụ thể nhằm đảm bảo công việc kinh doanh của mình.
Kế hoạch nhập hàng – Quy trình theo thời gian và số lượng hàng hóa
Lên kế hoạch nhập hàng cần được thực hiện một cách nghiêm túc bởi đây là một quy trình quan trọng cho phép xác định được nhu cầu thực tế trong một thời gian (thông thường theo mùa vụ) và lên kế hoạch tái nhập hàng tại cửa hàng (theo số lượng và theo lịch định kỳ để điều chỉnh khối lượng hàng hóa tồn lại trong kho hàng).
Chính sách nhập hàng cơ bản cho cửa hàng của bạn
Thời gian và số lượng là hai yếu tố tác động tới việc lựa chọn chính sách nhập hàng, theo đó bạn có thể lên kế hoạch nhập hàng theo bốn chính sách cơ bản sau:
Nhập hàng theo thời gian và số lượng hàng hóa cố định
Áp dụng chủ yếu trong quy trình giao hàng định kỳ giữa nhà cung cấp và cửa hàng. Số lượng hàng hóa gần như là tương đương giữa các mặt hàng. Chính sách này rất phù hợp với những sản phẩm có sức tiêu thụ ổn định và thường xuyên.
Ưu điểm: Đơn giản hóa việc quản lý kho, có lợi trong việc thương lượng theo số lượng hàng hóa.
Nhược điểm: Nếu số lượng nhâp không được tính toán cẩn thận hay số lượng tiêu thụ không đều đặn sẽ dẫn đến tình trạng tồn đọng vốn lớn hay khan hàng. Trong trường hợp khan hàng, việc giao hàng khẩn cấp hay ngoài thỏa thuận có thể sẽ tiêu tốn nhiều chi phí (phí vận chuyển nhanh, phí sản xuất đặc biệt từ phía nhà cung cấp…)
Nhập hàng theo thời gian cố định và số lượng thay đổi
Phương pháp nhập hàng bổ sung phù hợp với những sản phẩm hàng hóa đắt tiền, dễ hỏng hóc hay cồng kềnh và có sức tiêu thụ đều đặn. Với mỗi mặt hàng, cần đặt ra mức độ lưu kho tối đa. Vào thời gian cố định, chủ cửa hàng sẽ phân tích kho hàng tồn đọng và đặt ra yêu cầu về số lượng cho phép nhập hàng vào kho ở mức độ tối đa cho phép.
Ưu điểm: đơn giản hóa quản lý và làm chủ nguồn vốn
Nhược điểm: Nếu vì một lý do bất kỳ, việc tiêu thụ không còn ổn định, sẽ xuất hiện rủi ro tồn đọng vốn hay khan hàng.
Nhập hàng theo thời gian thay đổi và số lượng cố định
Phương thức nhập hàng tập trung vào việc xác định mức độ lưu kho tối thiểu đối với các mặt hàng và kiểm soát theo thời gian. Nó cho phép tạo yêu cầu về số lượng hàng hóa cố định và đồng thời đáp ứng được nhu cầu trong suốt thời hạn giao hàng (thời hạn bắt đầu từ lúc yêu cầu nhập hàng đến thời hạn giao hàng). Phương thức nhập hàng này phù hợp chủ yếu với những mặt hàng đắt tiền và có độ tiêu thụ không thường xuyên.
Ưu điểm: Đặt hàng theo lô cho phép tối ưu hóa việc nhập hàng. Việc tính toán sẽ được tiến hành cẩn thận hơn tránh tình trạng tồn đọng quá nhiều vốn vào hàng.
Nhược điểm: Nếu mức độ tiêu thụ tăng đột biến, cửa hàng sẽ rơi vào tình trạng khan hàng. Đôi lúc, rủi ro này sẽ khiến cửa hàng phải xây dựng kho hàng dự phòng và cuối cùng không giải quyết được hiệu quả vấn đề tồn đọng vốn.
Nhập hàng theo thời gian và số lượng thay đổi
Phương thức nhập hàng này phù hợp cho mặt hàng của từng chương trình, theo đó yêu cầu nhập hàng được thực hiện hoàn toàn dựa trên nhu cầu. Số lượng nhập hàng là kết quả của việc đánh giá nhu cầu ngắn hạn.
Ưu điểm: hạn chế tồn đọng vốn vô ích trong một thời gian nhất định
Nhược điểm: Rất nhạy cảm với các tác động từ môi trường xung quanh. Một tác động nhỏ cũng có thể thay đổi hoàn toàn kết quả của toàn bộ chương trình.
