Logistics & bài toán giao hàng hiệu quả ở nông thôn Việt Nam

 Việc vận chuyển và giao hàng ở nông thôn Việt Nam là một bài toán khó như thế. Với đặc thù địa bàn rộng lớn, dân cư thưa thớt, hệ thống đường giao thông không thuận tiện, muốn mang được hàng đi sâu hơn, xa hơn với chi phí hợp lý nhất thì phải tập kết hàng ở đâu? tổ chức bán và giao hàng ra sao? dùng phương tiện gì để chuyên chở? tự làm hay thuê ngoài? Đó là hàng loạt các câu hỏi mà các doanh nghiệp là đại lý phân phối hàng FMCG ở nông thôn đang gặp phải. Doanh nghiệp nào có được câu trả lời đúng nhất, sớm nhất sẽ có được lợi thế cạnh tranh trong cuộc đua chiếm lĩnh thị trường ở nông thôn trong tương lai.

Tập kết hàng ở đâu?

Do lịch sử phát triển, các đại lý thường đóng đô ở những trung tâm thị thành, tập trung vào bán rồi giao hàng tại các khu vực có dân cư tập trungđông đúc. Khi thị trường được mở rộng cũng là lúc các đại lý phải thực hiện việc kinh doanh của mình trên những địa bàn xa hơn, dân cư thưa thớt hơn. Thế nhưngở Việt Nam hiện nay, mang hàng tới các vùng miền xa xôi, đặc biệt là miền núi phía Bắc, không phải là một vấn đề đơn giản. Ở một số nơi, để giao được hàng vào ngày hôm nay thì thời điểm muộn nhất để xe của đại lý xuất phát là trưa ngày hôm trước. Chưa kể đến các rào cản đến từ những yếu tố khách quan như mưa bão, lũ quét, núi lở. Nhiều trường hợp đường bị sạt lở xe của đại lý phải nằm lại trên đường cả tuần lễ để chờ thông đường. Với loại địa bàn như vậy, áp dụng mô hình giao hàng trực tiếp từ đại lý là không hiệu quả. Hiện nay đã có một số mô hình hữu hiệu hơn đang được áp dụng.

• Mô hình chi nhánh: Nhiều đại lý ở nông thôn áp dụng mô hình chi nhánh cho các khu vực ở xa trung tâm. Theo đó, mỗi chi nhánh đều có kho hàngchứa hàngđược chuyển lên từ đại lý, hoặc trực tiếp từ nhà sản xuất. Ưu điểm lớn trong cách thức giao hàng này là giúp đại lý bám sát thị trường, giảm đáng kể chi phí và thời gian đi lại của tiếp thị, đồng thời giảm đáng kể chi phí vận chuyển hàng. Tuy nhiên, đại lý sẽ gặp khó khăn hơn trong việc quản lý tồn kho (tồn kho thường cao hơn mô hình tập trung). Thêm vào đó, đại lý cần phải đầu tư về cơ sở vật chấtvànhân lực cho các chi nhánh. Cũng xin lưu ý rằng:kiếm được nguồn nhân lực đáp ứng được yêu cầu tại các vùng nông thôn hẻo lánh vốn dĩ đã là bài toán không hề đơn giản.
• Mô hình kho phụ: Với mô hình này, đại lý sẽ có kho phụ ở khu vực địa bàn xa. Kho phụ thường là nhỏ chừng vài chục mét vuông dùng để dự trữ hàng, phòng trường hợp thiếu hàng giữa hai lần xe hàng từ đại lý lên. Ở kho phụ, nhà phân phối cómột nhân viên bám trụ địa bàn. Người này có  nhiệm vụ đi lấy đơn hàng rồi chuyển về cho nhà phân phối. Ngoài ra nhân viên này vẫn phải đảm trách các công việc khác như là tiếp thị sản phẩm, trưng bày,nắm bắt tình hình đối thủ, quản lý hàng tồn tại kho phụ, bổ sung hàng cho khách hàng kịp thời, mở rộng vùng bao phủ, hỗ trợ việc giao hàng khi có xe giao hàng lên địa bàn. Mô hình kho phụ cực kỳ hữu hiệu trong việc mở rộng thị trường và nâng cao doanh số tại địa bàn miền núixa. Kho phụ cũng giúp đại lý đảm bảo nguồn cung cấp hàng liên tục ngay cả khi có thời tiết xấu, địa bàn bị cô lập với thế giới bên ngoài (thường vào mùa mưa bão, đại lý sẽ nâng cao mức tồn kho tại các kho phụ). Áp dụng mô hình này, chi phí vận chuyển sẽ thấp hơn so với mô hình phân phối trực tiếp vì xe có khả năng được giải phóng nhanh hơn khi về tới địa bàn. So với mô hình Chi nhánh, với mô hình này nhà phân phối không cần đầu tư mở và điều hành chi nhánh, cũng không cần có nhiều nhân viên. Tuy nhiên, không thể phủ nhận một nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là tổng lượng hàng tồn của đại lý sẽ cao. Để hạn chế nhược điểm này, tại kho phụ chỉ nên lưu trữ các mặt hàng bán chạy (các cửa hàng bán lẻ dễbị hết hàng) với một số lượng hợp lý (10-15% nhu cầu của khách hàng giữa hai lần giao hàng).
• Mô hình Feeder(đại lý thứ cấp): Ở các khu vực dân cư tập trung nhưng ở xa đại lý, số lượng cửa hàng nhiều mà doanh số cả vùng lại thấp thì việc bán và giao hàng đến từng cửa hàng nhỏ lẻ sẽ không hiệu quả bằng việc bán thông qua một đối tác trung gian. Với mô hình feeder, đại lý sẽ tập trung bán hàng và giao hàng tới những cửa hàng bán buôn lớn.Những cửa hàng này lại tiếp tục đẩy hàng xuống cho các cửa hàngbán lẻ.Mô hình thường thấy là đại lý dùng xe tải giao đến các Feeder, Feeder dùng xe máy chở hàng đi bán ở các làng bản xa mà xe tải không thể đi vào được. Cũng có những nơi Feeder phải dùng đến ngựa thồ để có thể lên được các bản dân tộc nằm cheo leo trên đỉnh núi.

Tổ chức lấy đơn và giao hàng như thế nào?

Khác với đại lý ở khu vực thành thị, đại lý ở nông thôn thường có địa bàn hoạt động rất rộng. Domật độ dân cư thưa thớt, đường đi lại khó khăn, chi phí vận chuyển ở nông thôn thường cao, có nơi cao gấp đôi so với thành thị. Muốn phủ hàng thường xuyên “trên từng cây số”với mức chi phí hợp lý, các đại lý cần tính toán để lựa chọn mô hình bán (chào hàng, ghi đơn) và giao hàng cho phù hợp. Có hai mô hình hiện đang được áp dụng rộng rãi:

• Mô hình bán hàng rong: là hình thức đại lý,theo ước tính của mình,mang hàng đến các cửa hàng bán lẻ, chào bán hàng và giao hàng ngay lập tức cho khách hàng. Đây là hình thức cổ xưa nhưng vẫn đang được áp dụng khá phổ biến tại khu vực nông thôn, miền núi xa xôi. Ưu điểm là nó kết hợp hai công đoạn lấy đơn hàng và giao hàng, giúp giảm nhân lực. Mô hình này triển khai đơn giản, không cần có hệ thống, các công cụ hỗ trợ cho việc lấy, tổng hợp đơn hàng, ra hóa đơn và xuất hàng.  Nhược điểm là mối quan hệ giữa người bán và người mua lỏng lẻo, mang tính thời vụ, vì thế khó quản lý khách hàngvàthị trường . Hơn nữa, với hình thức này nhà sản xuất cũng khó lòng kiểm soát được các trương trình khuyến mại. Ngoài ra do không biết được nhu cầu khách hàng trước nên thường xuyên xẩy ra tình trạng thiếu hàng khách hàng cần, thừa hàng mang về. Điều này dẫn tới dịch vụ khách hàng thấp, chi phí logistics cao.
• Mô hình ghi đơn trước giao hàng sau: là mô hình tiên tiến hơn so với mô hình bán hàng rong. Người bán hàng sẽ đi chào hàng và ghi đơn trước, sau đó hàng được vận chuyển rồigiao đến địa điểm người mua yêu cầu (thường là sau ngày ghi đơn sau một ngày). Với hình thức này, hai công đoạn bán hàng và logistics (giao hàng, thu tiền) tiến hànhtách biệt vì thế có thể chuyên môn hóa được. Do đã nắm bắt nhu cầu thực tế của khách hàng từ trước nên việc tổ chức vận chuyển hàng được tối ưu hơn. Công việc tổ chức,quản lý khuyến mại, quản lý công nợvàxuất hóa đơncũngdễ dàng hơn. Ngoài ra, hình thức nàycòngiúp tạo mối quan hệ lâu dài với khách hàng, duy trì dịch vụ khách hàng tốt. Các công ty FMCG đa quốc gia như Unilever, P&G, BAT…đều đã triển khai hệ thống quản lý phân phối (Distribution Management System – DMS) và máy PALMđến từng đại lý của mình. Với hệ thống này,nhân viên tiếp thị sẽ dùng PALM đểlấy đơn hàng, sau đó PALM được đồng bộ với DMS để ra phiếu xuất kho, hóa đơn giao hàng. Ngoài việc xử lý đơn hàng, hệ thống này còn hỗ trợ đại lýtrong việcquản lý chỉ tiêu bán hàng của nhân viên, quản lý khách hàng, công nợ, xuất nhập tồn, cũng nhưkhuyến mại.

Lựa chọn phương tiện vận chuyển phù hợp

Phương tiện vận chuyển phù hợp cũnglà một vấn đề quan trọng, cần được giải quyếttrong bài toán phân phối hàng hóa ở nông thôn. Ở nông thôn, theo thống kê thì ô tô vẫn là phương tiện vận chuyển chính (vận chuyển trên 90% hànghóa). Với bán kính giao hàng trên 10 km người ta sẽnghĩ đếnviệcdùng xe ô tô tải. Nhữngphương tiện vận chuyển nhỏ hơn như xe máy, xe ba gác, xe xích lôlà chọn lựa giành cho phạm vi 10 km. Tại nhữngkhu vực trung tâm (thị trấn, thị xã) xe thường được sử dụng là xe tải nhỏ (dưới 1.5 tấn)– đây là loại xe có khả năng đi giao hàng ở các đường nhỏ, đông người. Trong khi đó, cáckhu vực xa lạicần tớixe tải lớn để đảm bảo đi được xa, vượt được đường xấu, và tránhtình trạngphải quay đầu về lấy thêm hàng (điều này giúp giảm chi phí vận tải!). Dùng xe gì, sức chở bao nhiêu, đầu tư bao nhiêu xe thì phù hợp? Đây là câu hỏi thường gặp của các chủ đại lý, mà ở đó thậtkhó đưa racâu trả lời chung cho tất cả các trường hợp. Bởi lẽ, đáp ánphảitùy thuộc vào đặc thù của tuyến đường giao hàng, đặcthù của hàng hóa, và tất nhiêncàngkhông thể tách rời khỏiquy mô, mô hình quản lý cũng nhưkhả năng tài chính của đại lý. Với nhữngchủ đại lý chịu chơi, có năng lực về tài chính,có khả năng mua đi bánlại xe tải, cách làm là thử nhiều loại khác nhau rồi đưa ra lựa chọn. Trường hợp các chủ đại lýthận trọng hơn thì có thể học hỏi kinh nghiệmtừ nhữngđại lý khác có mô hình kinh doanh gần giống với mình. Chỉ số đo lường về hiệu quả sử dụng xe thường là phần trăm chi phí vận tải trong tổng doanh thu. Đối với hệ thốngđại lý phân phối hàng tiêu dùng, chi phí vận tải hợp lý hiện tại ở mức dưới 2% tổng doanh thu.

Thuê ngoài hay không?

Mô hình thuê ngoài giao hàng là mô hình mà khi đó đại lý sẽ chỉ chỉ tập trung vào công việc tiếp thị, ghi đơn, làm thị trường. Việc giao hàng đến tay người bán lẻsẽđược thông qua một đối tác trung gian. Phương pháp này hiện ít được áp dụng đối với các đại lý ở nông thôn vì bản thân quy mô của đại lý vẫn còn nhỏ (doanh thu thường dưới 5 tỷ đồng một tháng). Hơn nữa để thuê ngoài cần có đối tác trung gian tin cậy và chuyên nghiệp. Để chi phí bỏ ra có thể rẻ hơn so với khi đại lý tự làm, thì đối tác thuê ngoài nhất thiếtphải phục vụ nhiều khách hàng hơn để tận dụng lợi thế nhờ quy mô. Có lẽ khi quy mô của các đại lýđược mở rộng, cỡ trên 10 tỷ doanh thu một tháng, mô hình thuê ngoài sẽ được các đại lý nghĩ tới.

Nông thôn là một thị trường tiềm năng của ngành bán lẻ bởi theo con số thống kê thì 70% dân số Việt Nam sống ở nông thôn, nhưng thị trường này hiện mớichỉchiếm 20% tổng doanh số bán lẻ cả nước. Muốn thành công ở thị trường nông thôn, trước hết các công ty sản xuất cần có chiến lược về sản phẩm phù hợp với tập quán tiêu dùng địa phương. Tiếp đến là chiến lược về quảng bá sản phẩm, và sau cùng, nhưng không kém phần quan trọng, là chiến lược phân phối hàng hóa: tất cả là làm sao phủ hàng xa hơn, sâu hơn, dầy hơn với một mức chi phí hợp lý. Đó cũng chính là sứ mạng của logisitcs góp phần vào đại thắng ở nông thôncủa ngành bán lẻ. Trong khuôn khổ bài viết này,tác giả đã chia sẻ một vài mô hình tổ chức giao hàng hiệu quả hiện đang được áp dụng ở nông thôn và miền núi Việt Nam. Điều thú vị là không có một mô hình nào tỏ ra ưu việt và áp dụng được với mọi đặc thù địa bàn. Một mô hình có thể tốt ở địa bàn này nhưng chưa chắc đã phát huy tác dụng ở địa bàn khác. Vì lẽ ấy, khiáp dụng một mô hình các đại lý cần nghiên cứu rõ đặc thù địa bàn, ưu nhược điểm của từng mô hình để đi tới  lựa chọn đúng. Cũng xin lưu ý là mỗi đại lý không nhất thiết chỉ áp dụng một mô hình mà có thể áp dụng nhiều mô hình khác nhau.

Đức Thọ