Các quy tắc thu mua có hiệu quả

+ Quy tắc thu mua 1: Mua hàng của nhiều nhà cung cấp:

Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó sẽ giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu nh­ư doanh nghiệp chỉ mua hàng của một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra doanh nghiệp phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong kinh doanh hay rủi ro khác mà bản thân các nhà cung cấp gặp phải như­ thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển hay do sự bất tín của các nhà cung cấp. Với ý nghĩ phân tán rủi ro, nhiều ngư­ời gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi ”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp chỉ đư­ợc mua từ một hay một số rất ít nhà cung cấp thì những nhà cung cấp này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều ng­ười thì bản thân các nhà cung cấp sẽ đ­ưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút ngư­ời mua về phía mình.

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lư­u ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tư­ởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp mua hàng của họ nhiều hơn và th­ường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận đ­ược nhiều ư­u đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn đ­ược họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được h­ưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, đ­ược ư­u tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,…) và doanh nghiệp th­ường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp. Ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn.

+ Quy tắc thu mua 2: luôn giữ thế chủ động tr­ước các nhà cung cấp: 

Nếu ngư­ời bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và tìm cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngư­ời mua hàng lại phải làm điều ngư­ợc lại, tức là phải tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đư­ợc những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nh­ợng đ­ược) và có những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nh­ượng đ­ược). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đ­a ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất l­ượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán… nếu không tỉnh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với t­ư cách là ng­ười mua sẽ mất dần và sẽ tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấpvì vậy cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của ngư­ời bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt ngư­ời bán kí vào đấy. Lúc này ta sẽ buộc ng­ười bán hàng thương l­ượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi

+ Quy tắc thu mua 3: đảm bảo “sự hợp lý ” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp:

Nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì sẽ ảnh hư­ởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngư­ợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt đ­ược lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì dễ gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt đư­ợc sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện đư­ợc). Đảm bảo sự “ hợp lý ” về lợi ích không chỉ là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp đ­ược nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ đ­ược sự tỉnh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra.

Nguyễn Thị Hường – VOER