Khái quát về KPI
KPI theo tiếng anh là Key Performance Indicator có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Chỉ số đo lường hiệu suất Key Performance Indicator (KPI), hay còn gọi là chỉ số đo lường thành công (Key Success Indicator) là chỉ số đánh giá thực hiện công việc giúp doanh nghiệp định hình và theo dõi quá trình tăng trưởng so với mục tiêu đã đề ra. Một khi doanh nghiệp đã hình thành sứ mệnh, xác định những nhân tố ảnh hưởng và đề ra mục tiêu, doanh nghiệp cần phải đo lường sự tăng trưởng so với những mục tiêu đã đề ra. KPI chính là thước đo sự tăng trưởng này.
Bạn có thể xem thêm tại:
Sơ lược về KPI trong Chuỗi cung ứng
https://logistics4vn.com/luoc-ve-kpi-trong-chuoi-cung-ung-logistics/
Vậy trên thực tế, chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) có ý nghĩa gì?
KPI là những thước đo có thể lượng hóa được. Những thước đo này đã được sự đồng ý của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp và phản ánh những nhân tố thành công thiết yếu của doanh nghiệp.
Một doanh nghiệp có thể xây dựng chỉ số KPI dựa trên tỉ lệ phần trăm doanh thu do các khách hàng cũ mang lại.
Trường học có thể dựa vào tỉ lệ tốt nghiệp của học sinh.
Phòng dịch vụ khách hàng dựa trên tỉ lệ phần trăm các cuộc gọi của khách hàng được giải đáp ngay phút đầu tiên.
Đối với tổ chức dịch vụ xã hội là số lượng tổ chức được hỗ trợ trong năm.
Dù sử dụng chỉ số KPI nào, chúng phải phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp và phải lượng hóa được (có thể đo lường). Chỉ số KPI phản ánh mục tiêu của doanh nghiệp Khi doanh nghiệp đặt mục tiêu “trở thành doanh nghiệp có hiệu suất lợi nhuận cao nhất trong ngành”, các chỉ số KPI sẽ xoay quanh lợi nhuận và các chỉ số tài chính. “Lợi nhuận trước thuế” và “Vốn/ tài sản cổ đông” là những chỉ số chính.
Tuy nhiên nếu doanh nghiệp đưa ra chỉ số “Tỉ lệ phần trăm lợi nhuận dành cho các hoạt động xã hội”, chỉ số này không phải là KPI. Mặt khác, trường học lại không quan tâm tới lợi nhuận, do đó sẽ xây dựng những chỉ số KPI khác. Những chỉ số như “tỉ lệ tốt nghiệp” và “tỉ lệ kiếm việc thành công sau tốt nghiệp” phản ánh sứ mệnh và mục tiêu của nhà trường.
Chỉ số đo lường hiệu suất phải lượng hóa được
Chỉ số KPI chỉ có giá trị khi được xác định và đo lường một cách chính xác.
“Thu hút càng nhiều khách hàng cũ, mua hàng nhiều lần” là một chỉ số KPI vô ích nếu không phân biệt rõ ràng giữa khách hàng mới và khách hàng cũ.
“Trở thành doanh nghiệp nổi tiếng nhất” không phải là một chỉ số KPI do không có cách nào đo sự nổi tiếng của doanh nghiệp hay so sánh nó với các doanh nghiệp khác. Vì thế cần phải đặt ra mục tiêu cho mỗi chỉ số KPI. KPI được xem là chìa khóa thành công cho doanh nghiệp
Rất nhiều chỉ số có thể đo lường được, điều này không có nghĩa chúng sẽ là chìa khóa thành công của doanh nghiệp. Khi chọn lựa các chỉ số KPI, cần phải thận trọng chọn ra những chỉ số thật sự cần thiết và có thể giúp cho doanh nghiệp đạt mục tiêu đề ra, không nên chọn quá nhiều. Điều cũng khá quan trọng là phải đề ra số lượng KPI vừa đủ để toàn thể nhân viên có thể tập trung hoàn thành mục tiêu. Điều này cũng không có nghĩa là doanh nghiệp bắt buộc phải có tổng cộng 3 hay 4 chỉ số KPI. Tốt hơn doanh nghiệp nên xây dựng khoảng 3 hay 4 chỉ số KPI tổng thể cho toàn bộ hoạt động doanh nghiệp và từng bộ phận của doanh nghiệp sẽ xây dựng 3,4 hay 5 chỉ số KPI nhằm hỗ trợ cho mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.
KPI dùng để đánh giá năng lực các nhà vận tải (kèm ví dụ thực tiễn)
Việc lựa chọn nhà vận tải luôn là công việc khó khăn của các nhà quản lý. Chọn nhà vận tải nào hay từ chối nhà vận tài nào chưa đạt chất lượng mình mong muốn luôn là các câu hỏi thường trực.
Nhà quản lý phải nhìn nhận một cách khách quan, dựa vào các tiêu chí mục tiêu mình đề ra trên cơ sở năng lực của nhà vận tải và so với nhu cầu thực cần của mình. Mục tiêu lớn là đáp ứng dịch vụ khách hàng với chi phí vận tải cạnh tranh được. Với việc dùng chỉ số KPI trong việc đánh giá các nhà vận tải được cụ thể hóa qua các thông số đo lường được. Đối với ngừơi trực tiếp sử dụng xe hoặc thuê đội ngũ vận tải trong trường hợp này là các trung tâm phân phối (Distribution Center) thì KPI sẽ bao quát ở chỉ số lượng hóa như:
Truck Supply by Casefill (%)
Khả năng cung cấp xe đáp ứng giao đủ số lượng đơn hàng.
Truck Supply = Delivered Q’ty / Required Q’ty
Trong đó:
Delivered Q’ty: Số lượng hàng đã giao
Required Q’ty: Số lượng hàng đã đặt hàng
Ví dụ
Yêu cầu cho nhà vận tải Ban Mai:
– Số lượng cần giao hàng đến khách hàng A là 1000 thùng (cases). (viết tắt là cs)
– Ngày giao hàng yêu cầu là 08/08/2010.
Nhà vận tải Ban Mai đã thực hiện được như sau.
Ngày 08/08/2010: bố trí một xe tải tầm trung – kích cỡ 6 tấn, đã giao được thực tế là 610 cs + một xe tải nhỏ khác kích cỡ 2 tấn thực tế đã giao được 250cs.
Nhà vận tải giao thực giao được: 860 thùng đúng hạn ngày 08/08/2010 so với yêu cầu là 1,000 cs.
Truck Supply by Casefill = 860/1000 = 86%.
Nhà vận tải Ban Mai được bố trí giao 5 tuyến đường
Bảng theo dõi KPI tuần 31
.
Đánh giá Nhà vận tải theo tuần
Hằng tuần khi họp đánh giá và cải tiến chất lượng giao hàng của nhà vận tải Ban Mai, thì KPI trên giúp chúng ta thấy được:
– Tuyến VNA016: nhà vận tải Ban Mai gặp vấn đề. Cần mổ xẻ vấn đề với nhà vận tải. Yêu cầu nhà vận tải trình bày nguyên nhân. Đồng thời, buộc nhà vận tải phải chấn chỉnh, cải thiện tuyến giao hàng này trong các tuần tiếp theo. Nếu thực sự việc này lặp lại nhiều tuần liên tiếp không cải thiện, điều đó chứng tỏ nhà vận tải rất yếu trong việc giao hàng tuyến đường này (thiếu xe, thiếu mạng lưới cung cấp xe cho tuyến này, chi phí giao hàng cao…). Vì vậy cần tìm nhà vận tải khác mạnh hơn trong việc giao hàng tuyến này để nghỉ đến việc thay thế.
– KPI trên không chỉ giúp doanh nghiệp tìm ra điểm yếu của nhà vận tải, nó còn giúp doanh
nghiệp sử dụng dịch vụ vận tải nhìn ra được các tuyến giao hàng là thế mạnh của nhà vận tải.
Trong ví dụ trên là tuyến VNA007. Từ đó, giúp doanh nghiệp sàn lọc được kết quả nhà vận tải
nào mạnh các tuyến đường nào, và bố trí đúng tuyến đường cho đúng điểm mạnh của nhà vận tải. Làm như vậy sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả năng lực của nhà vận tải với chi phí cạnh tranh, bởi vì thông thường, tuyến giao hàng nào mà nhà vận tải có thế mạnh, cũng là tuyến đường mà nhà vận tải đó giao hàng với chi phí cạnh tranh cao.
Tương tự từ kết quả của tuần, ta có thể tổng kết đánh giá nhà vận tải theo quý và đánh giá tòan công ty.
Chú ý:
– KPI trên giúp xem xét đánh giá và tìm cách cải thiện chất lượng dịch vụ của từng nhà vận tải theo từng tuần.
– Giúp công ty có cái nhìn tổng quan về từng nhà vận tải (tuyến mạnh, tuyến yếu, chất lượng dịch vụ…) để đưa ra chiến lược, chiến thuật làm việc cụ thể với từng nhà vận tải: thưởng, phạt, cắt tuyến, thêm tuyến, và kể cả tệ nhất là cắt hợp đồng.
– KPI giúp công ty hoạch định chiến lược vận tải ở tầm vĩ mô, khắc phục điểm yếu, nâng cao và phát huy tuyến mạnh, chia lại thị phần cho từng nhà vận tải xứng với tầm vóc và dịch vụ của họ.
Là cơ sở để so sánh với mức độ dịch vụ chung của thị trường, và là cơ sở để các nhà vận tải tiềm năng muốn có hợp đồng với công ty phải nhắm tới.
– KPI giúp đánh giá năng lực quản lý vận tải của vị trí Distribution Manager (Giám đốc phân phối) của công ty sử dụng dịch vụ. Bởi vì kết quả sau cùng nếu cho thấy dịch vụ vận tải mà công ty đang sử dụng là dưới mức chỉ tiêu, nghĩa là năng lực quản lý vận tải có vấn đề, và ngược lại.
– Giúp công ty có cơ sở để lên chỉ tiêu kế họach cho năm tiếp theo.
Truck Supply by Number of Trucks
Khả năng cung cấp xe dựa trên số lượng xe.
Truck Supply = Actual Number of Truck Arrived / Confirmed Number of Truck.
Trong đó:
Actual Number of truck arrived: Số lượng xe đến thực tế và
Confirmed numbered of truck: Số lượng xe đã xác nhận trước đó.
Có hai cách đo lường năng lực cung cấp xe của nhà vận tải, cách đầu tiên là đo lường dựa trên khả năng nhà vận tải đáp ứng được bao nhiêu đơn hàng. Cách thứ hai là đo lường số lượng xe mà nhà vận tải thực cung cấp so với số lượng xe mà công ty vận tải đã xác nhận.
Ví dụ
12:00PM vào ngày 07/10/2010, nhà vận tải Ban Mai nhận được yêu cầu giao hàng tuyến
đường A là 1000 thùng ngày 08/08/2010.
Sau đó, 15:00PM ngày 07/10/2010, nhà vận tải đã xác nhận sẽ điều 3 xe, mỗi xe sẽ chở được khoảng 333cs (tương đương xe kích cở 3tấn) vào ngày 08/08/2010 để giao lượng hàng trên.
Sang ngày 08/10/2010: kết quả Ban Mai chỉ điều vào có hai xe, chở được thực tế 850cs (1 xe = 400cs, 1 xe chở được 450cs). Tuy nhiên, KPI tính theo cách này như sau:
Truck Supply by number of Truck = 2/3 = 70%.
Thực tế, không chỉ phải đo lường nhà vận tải giao được bao nhiêu % so với đơn hàng (nếu trong trường hợp này là 85%), mà còn phải đo luôn mức độ cam kết cung cấp đúng lọai xe đã xác nhận trước đó.
Bởi vì, trước khi xe vào kho lấy hàng, bộ phận kho phải chuẩn bị chia đơn hàng khớp với từng lọai xe mà nhà vận tải xác nhận. Trong trường hợp trên, khi nhận được xác nhận của nhà vận tải (3 xe) x (330 cs/xe), kho đã chuẩn bị chia hàng sẳn cho 3 cửa xuất hàng, mỗi cửa xuất hàng là 330 cs. Bây giờ Ban Mai đưa xe kích thước khác vào có thể chở số lượng khác nhiều hơn, buộc bộ phận kho phải tốn thời gian chia lại đơn hàng cho từng xe. Rất tốn thời gian, gây sự phức tạp, và làm giảm hiệu suất của nhà kho thay vì dùng hiệu suất để phục vụ nhặt hàng cho khách hàng khác.
Cho nên chỉ số này cũng quan trọng không kém chỉ số trên.
Tóm lại: Chỉ số KPI này ngòai việc đánh giá khả năng cung cấp xe giống như chỉ số trên, nó còn có tác dụng là:
– Đo lường tính ổn định trong việc cung cấp xe của nhà vận tải. Nếu nhà vận tải thường xuyên thay đổi xe cho cùng một tuyến giao hàng, điều đó có nghĩa là nguồn cung cấp xe của họ cho tuyến này cũng trôi nổi, không ổn định. Điều đó cũng cho thấy nhà vận tải này không có chiến lược cụ thể cho tuyến giao hàng này.
– Cho thấy mức độ cam kết không cao, dẫn đến giảm hiệu suất nhặt hàng của bộ phận kho.
– Để đánh giá khả năng cung cấp xe, nên dùng chỉ số trên Truck Supply by Casefill, nhưng để đánh giá toàn diện một nhà vận tải để nâng tầm thành nhà vận tải chiến lược, thì cần phải dùng thêm chỉ số này, truck supply by number of truck.
Big Truck Utilization (tối ưu hóa xe tải lớn)
Trong thực tế, một nhà vận tải có thể luôn luôn giao hàng tốt trên mức yêu cầu cho một tuyến đường và luôn luôn làm hài lòng công ty sử dụng dịch vụ cho tuyến đường đó. Tuy nhiên, điều đó vẫn tiềm ẩn rủi ro là chúng ta không kiểm sóat được nhà vận tải này giao hàng tốt với mức chi phí nào. Đến một lúc nào đó, rủi ro có thể chuyển thành sự kiện là nhà vận tải quay lại yêu cầu công ty sử dụng dịch vụ phải chấp nhận tăng giá để đạt được mức dịch vụ tốt như vậy.
Thông thường, trong ngành vận tải, việc sử dụng lọai xe không phù hợp sẽ dẫn đến lãng phí và tăng chi phí.
Ví dụ
Tuyến đường A thường xuyên giao hàng trung bình 100 tấn/ngày (10,000cs), nếu nhà vận tải giao bằng 20 xe x 5tấn/xe chi phí sẽ cao hơn rất nhiều nếu giao bằng 5 xe x 20tấn/xe. Câu hỏi là, nhà vận tải đã đầu tư 20 xe lọai 5 tấn hay nhà vận tải đã đầu tư 5 xe loại 20 tấn cho tuyến này?
Thông thường, công ty sử dụng dịch vụ vận tải không thể can thiệp, hay ép buộc được nhà vận tải đầu tư lọai xe nào. Tuy nhiên, còn một cách khác để nhà vận tải buộc phải đầu tư xe tải lớn một cách hiệu quả, thông qua KPI big truck utilization.
Big Truck Utilization = Qty (cs) delivered by big truck / Total Delivered Qty (cs).
Chú ý:
– Chỉ áp dụng cho các tuyến giao hàng mà khối lượng giao hàng lớn và ổn định.
– Tuyến giao hàng không bị cấm tải.
Ngòai ra, việc định nghĩa tiêu chuẩn như thế nào là xe tải lớn cũng sẽ rất quan trọng, bởi vì về lâu dài nó sẽ khiến nhà vận tải có xu hướng đầu tư vào loại xe tải này.
Ví dụ, nếu định nghĩa, xe tải có thể chở được 10 tấn trở lên là big truck, thì về lâu dài, để đạt được KPI này, nhà vận tải sẽ phải thường xuyên dùng lọai xe trên 10 tấn.
Hằng tuần, bên cạnh việc xem xét các tuyến giao hàng bị rớt nhiều so với đơn hàng, cũng phải cần xem xét các tuyến giao hàng tốt nhưng tỷ lệ big truck utilization thấp. Bởi vì điều đó đồng nghĩa với việc nhà vận tải chưa sử dụng hợp lý nguồn lực. Cần nhấn mạnh cho nhà vận tải thấy rằng họ đang lãng phí, và đừng để sự lãng phí đó biến thành chi phí vận tải tăng mà công ty sử dụng dịch vụ phải trả tiền.
Kết luận
Với KPI là một công cụ trong nhiều công cụ khác dùng để đánh giá nhiều vấn đề trong quá trình quản trị doanh nghiệp. Đồng thời KPI giúp toàn bộ nhân viên thấy được bức tranh tổng thể về những nhân tố quan trọng, về những việc họ cần ưu tiên thực hiện. Sử dụng chúng để đo lường hiệu quả. Cần bảo đảm mọi nhân viên tập trung vào việc đạt mục tiêu đề ra trong chỉ số KPI. Việc thực hiện các mục tiêu đưa ra đòi hỏi sự tòan tâm của nhân viên, nhà quản lý ra đúng quyết định và cả việc thực hiện KPI. Vậy thì mỗi doanh nghiệp nên dán chỉ số KPI này ở nhiều nơi: phòng ăn, trên tường phòng hội thảo, hệ thống intranet, thậm chí trên website. Chỉ ra mục tiêu cho từng chỉ số KPI và tiến trình đạt mục tiêu. Mọi nhân viên sẽ cảm thấy khích lệ hoàn thành mục tiêu
