Cơ chế tự kiểm soát trong tổ chức

Thuật ngữ kiểm soát (control) là một chức năng quản trị, kiểm soát là quá trình phòng ngừa hay điều chỉnh để bảo đảm mục tiêu của doanh nghiệp được thực hiện một cách hiệu quả nhất. Mục tiêu là tiêu chuẩn để đo lường thành quả thực tế. Nếu thành quả thực tế nhất quán với mục tiêu, công việc sẽ tiến triển như hoạch định, nếu không sẽ phải thay đổi.

Các nhà quản trị thành công thường phát hiện hoặc dự kiến trước những sai lệch so với mục tiêu và thường điều chỉnh cho thích hợp, chẳng hạn đặt mua thêm nguyên vật liệu cho một dây chuyền sản xuất, loại bỏ một thủ tục không cần thiết, bổ sung nhân sự...

Các loại kiểm soát

Người ta thường chia ra ba loại kiểm soát:

Thứ nhất là kiểm soát lường trước hay dự kiến trước (feedforward control). Loại kiểm soát này dự kiến chủ động các vấn đề và sự phòng ngừa đúng lúc, thay vì phản ứng sau khi sự kiện đã xảy ra. Hoạch định và kiểm soát dự kiến trước là quá trình liên quan nhưng khác nhau.

Hoạch định nhằm đạt đến mục tiêu gì và cách thức đạt ra sao, còn kiểm soát dự kiến trước nhằm dự định có thể làm điều gì trước để kế hoạch thành công. Loại kiểm soát này thường không dễ đối với nhà quản trị, đòi hỏi tư duy dài hạn và truyền thông chéo hiệu quả giữa các nhóm chức năng.

Kiểm soát dự kiến trước giúp nhà quản trị tránh sai lầm ngay từ đầu, kiểm soát đồng thời có thể giúp họ nắm được các sai lầm ngay khi đang xảy ra, kiểm soát phản hồi giúp tránh lặp lại sai lầm quá khứ.

Thứ hai là kiểm soát đồng thời (concurrent control), còn gọi là kiểm soát theo thời gian thực, đề cập đến hiện tại thay vì tương lai hay quá khứ. Kiểm soát đồng thời bao gồm sự giám sát và điều chỉnh các hoạt động và quá trình cải thiện liên tục để bảo đảm phù hợp với các tiêu chuẩn đề ra. Cách thức duy nhất có thể kiểm soát hiệu quả là thấy được các vấn đề đang xảy ra đúng lúc.

Cuối cùng là kiểm soát phản hồi (feedback control), thể hiện sự thu thập và đánh giá thông tin về một hoạt động đã hoàn thành và thực hiện các bước để cải thiện các hoạt động tương tự trong tương lai. Kiểm soát phản hồi kiểm định chất lượng và tính giá trị của các mục tiêu và tiêu chuẩn. Kiểm soát phản hồi cho phép các nhà quản trị sử dụng thông tin về thành quả quá khứ để dự kiến các thành quả tương lai phù hợp hơn với mục tiêu và tiêu chuẩn có thể chấp nhận.

Để thành công, nhà quản trị phải cân đối ba loại kiểm soát trong các tổ chức phức tạp nay. Kiểm soát dự kiến trước giúp nhà quản trị tránh sai lầm ngay từ đầu, kiểm soát đồng thời có thể giúp họ nắm được các sai lầm ngay khi đang xảy ra, kiểm soát phản hồi giúp tránh lặp lại sai lầm quá khứ.

Nguyên tắc khi tổ chức kiểm soát

Có thể thấy một số “triệu chứng” thông thường khi kiểm soát trong tổ chức không được triển khai hiệu quả. Đó là khi có sự suy giảm bất thường về doanh thu hay lợi nhuận, sự xuống cấp chất lượng dịch vụ thể hiện qua than phiền của khách hàng, sự bất mãn của nhân viên thông qua than phiền hay nghỉ việc, tình trạng thiếu tiền mặt gây ra bởi tồn kho gia tăng hoặc khoản phải thu trễ hạn, thiết bị hoặc nhân sự nhàn rỗi, xuất hiện các điểm tắc trong dòng công việc, chi phí tăng vượt mức, lãng phí và phi hiệu quả...

Nguyên tắc quan trọng của kiểm soát là phải được thiết kế trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát. Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm soát khác một doanh nghiệp lớn. Kiểm soát hoạt động và nội dung hoạt động của phó giám đốc tài chính sẽ khác với kiểm soát kết quả bán hàng của một cửa hàng trưởng.

Một yêu cầu rất cần thiết để bảo đảm kết quả kiểm soát chính xác là tính khách quan. Chẳng hạn, trong việc đánh giá nhân viên có làm tốt công việc hay không, không thể dựa vào những phán đoán chủ quan. Mặt khác, hệ thống kiểm soát phải phù hợp với không khí hoạt động của doanh nghiệp để tránh ảnh hưởng nhiều đến quá trình triển khai công việc bình thường.

Cần xây dựng quy trình và các nguyên tắc kiểm soát phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên độc lập trong công việc thì việc kiểm soát không nên quá chặt chẽ và cần nhấn mạnh đến sự tự giác và tự điều chỉnh của mỗi cá nhân. Ngược lại, nếu nhân viên quen với cách làm việc của nhà lãnh đạo độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết thì không thể áp dụng cách kiểm soát này.

Việc kiểm soát phải đưa đến hành động. Quá trình kiểm soát chỉ được coi là đúng nếu những sai lệch so với kế hoạch được phát hiện và tiến hành điều chỉnh kịp thời, thông qua việc thiết lập lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức, điều phối và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu khi tiến hành kiểm soát, phát hiện ra những điều sai lệch mà không triển khai việc điều chỉnh, thì việc kiểm soát là vô ích./.