Công việc của một nhân viên chứng từ logistics

Khi giám đốc/trưởng bộ phận logistics nhận được đơn hàng thì sẽ phát xuống cho nhân viên chứng từ logistics làm.

Chuẩn bị sẵn bộ tờ khai hải quan (TKHQ) hàng nhập/xuất
Đến công ty khách hàng nhận hồ sơ (thường gồm: C/O,C/Q,B/L, contract, parking list, insurance).
– Nếu là người có kinh nghiệm thì làm sẵn TKHQ ở cty rồi đến khách hàng lấy hồ sơ sau.
– Nếu chưa có kinh nghiệm thì ko lo vì khi bạn đi làm thủ tục HQ sẽ có rất nhiều người ở đó, họ cũng làm thủ tục, bạn có thể hỏi họ cách khai, cách làm thủ tục.
– Có thể bị HQ hỏi một số giấy tờ khác mà bạn quên, thì phải chạy về cty khách hàng lấy thêm (Trường hợp khó) nếu cty này ở gần, hoặc bạn yêu cầu cty đó fax cho bạn nếu có thể.
– Nột số việc khác như đi lấy hóa đơn, giao chứng từ cho khách hàng, giám sát đóng cont(cái nì hơi chua nhưng huê hồng cao…)
– Điều kiện làm việc bình thường và đơn giản, chỉ phải chạy nhiều, ít khi phải lo lắng và phải có xe máy chạy.
– Chiều cty tuyển nv tốt nghiệp trung cấp hoặc cao đẳng, ko yêu cầu hoặc yêu cầu tiếng anh bằng A là đủ rồi.
– Mức lương tương đối khoảng 3tr/tháng nếu làm tốt, tùy công ty. Nhưng mình biết 1 vài người làm tới 5-6tr/tháng.–> khỏe quá^^

Điều kiện:

– Nếu bạn học đại học mà muốn làm logistics thì nên thỏa mãn 1 số điều kiện sau:
*Trường/khoa tốt nghiệp nên có dính dáng đến kinh tế thương mại ( kinh tế vận tải biển càng tốt) vì trong quá trình làm việc sẽ đụng nhiều vấn đề như B/L,LC…nếu không bạn phải tự nâng cấp mình lên qua các khóa học về XNK,Logistics
*Tiếng Anh giao tiếp tốt (bằng cấp càng cao càng tốt).
*Và đủ rồi vì trong quá trình làm việc sẽ tích lũy kinh nghiệm dần

Chi tiết công việc của nhân viên làm đối với từng loại hàng xuất và hàng nhập:

Xuất:

Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng

1. Nhận Booking từ khách hàng.
2. Liên hệ với hãng tàu/Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng.
3. Fax lệnh cấp container cho khách hàng.
4. Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ qui định trên lệnh cấp container.
5. Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HBL cho chúng ta gấp.
6. Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, chúng ta đánh HBL nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. In HBL gốc cho khách.
7. Đồng thời gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của AA ờ Destination cho hãng tàu đánh MBL. Khi nhận MBL nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, …
8. Đến hãng tàu nhận MBL đối với MBL gốc, thông thường chúng ta chỉ cần MBL Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MBL bằng Fax mà thôi.
9. Giao HBL gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee.
10. Lưu file: HBL, MBL, Invoice, parking list, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….

Nhập:

1. Nhận Pre-Alert từ đại lý ở nước ngoài (phía export).
2. Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên MBL.
3. Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/Co-loader.
4. Đến văn phòng hãng tàu/Co-loader nhận D/O (Delivery Order – lệnh giao hàng) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MBL của hãng tàu hay HBL của Co-loader.
5. Phát hành D/O của AA & Logistics cùng các D/O khác và HBL giao cho khách hàng (Consignee). Thu tiền Handling Fee, CFS  nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …
6. Lưu file: HBL, MBL, các D/O (copy), Invoice, parking list, giấy giới thiệu, …

 

Tỏng hợp từ Vietforward