Kỹ năng lập mục tiêu và kỹ năng quản lý thời gian

“Đừng chần chừ. Chẳng có lúc nào là thời điểm hoàn hảo cả” – Napoleon Hill
“Nhiều người vẫn xem nhẹ tiền bạc của họ cho đến khi chẳng còn một xu và nhiều người khác cũng đối xử với thời gian như vậy” – Johann Wolfgang von Goethe
“Lý do tồn tại duy nhất của thời gian là để mọi thứ không xảy ra cùng lúc” – Albert Einstein

Ai cũng có 1 ngày với 24 giờ, nhưng tại sao có người lại có thể hoàn thành biết bao nhiêu việc trong khi với bạn, một ngày một việc đã là quá nhiều? Có bao giờ bạn niềm nở lên 1 danh sách các công việc cần làm (to-do list) thật dài, hăm hở tin rằng mình sẽ làm được nhưng cuối cùng dừng lại ở việc lướt facebook cho qua ngày, còn cái danh sách kia không biết thất lạc đâu mất rồi?

Có nhiều nguyên nhân cho việc trên: có thể do bạn thiếu động lực ở phút chuẩn bị bắt đầu, hoặc có thể là bạn quyết tâm đấy, nhưng ôi chao, cứ hễ bắt đầu phải làm việc chính thì việc này tới, việc kia tới, muốn học giỏi tiếng anh nhưng tại sao bài tập trên trường cho về nhiều quá, rồi còn phải đi mua đồ cho bạn gái nữa…

Vậy tại sao những người tài giỏi, họ lại có thể ôm được nhiều công việc trong ngày thế? 
Câu trả lời rất đơn giản: họ đã định hướng rất rõ ràng. Giống như một con tàu, để đi được từ A tới B thì cần có thiết bị chỉ đường chính xác, nếu không thì dù họ có bỏ ra vài tháng cũng khó mà tới nơi được.

Để làm được vậy, cần 2 kỹ năng, như bạn đã thấy ở tiêu đề.

1. Kỹ năng lập mục tiêu

Kỹ năng đặt mục tiêu

Một mục tiêu to lớn, xa xôi (nhưng không viễn vông) như: “xây một căn biệt thự kiểu Mỹ với một garage, một mảnh vườn thật rộng xung quanh, tại 1 khu vực dân cư đông đúc”. Thật tuyệt, nhưng rồi bạn sẽ đạt nó bằng cách nào? Phải, phải có thật nhiều tiền. Nhưng bằng cách nào? Trong bao lâu? Liệu đến khi tôi tóc bạc mới có được thì điều đó vẫn rất tuyệt?

  • Vậy lập mục tiêu phải là “đề ra các cột mốc mục tiêu cho đời mình, chia nhỏ ra làm các dự án nhỏ, nhỏ hơn nữa, càng chi tiết càng tốt”. (1 cuốn sách vĩ đại cũng phải được viết ra bởi việc chọn từ) dựa trên phương pháp SMART:
    • Specific (cụ thể): nêu rõ mình muốn gì, không được mơ hồ vì một la bàn bị nhiễu sẽ chẳng giúp dẫn tới đích.
    • Measurable (đo lường được): mục tiêu phải có thể kiểm soát được nấc thang kết quả để tự đánh giá vị trí của mình cũng như biết rõ khi nào mình đến được đích.
    • Attainable (khả thi): một mục tiêu bất khả thi, không phù hợp sẽ dễ làm nản chí, dần làm mất đi sự nghiêm khắc với bản thân.
    • Relevant (phù hợp): có sự kết nối giữa mục tiêu dài hạn và ngắn hạn. Hoặc: Rewarding (xứng đáng): mục tiêu cũng phải có 1 lý do rõ ràng để thực hiện, có thể bổ sung thêm các lợi ích khi đạt được để tăng động lực cho bản thân.
    • Time-bound (thời hạn): chỉ rõ ra deadline để có 1 động lực thực hiện.

2. Kỹ năng quản lý thời gian

kỹ năng quản lý thời gian - logistics4vn

  • Khả năng quản lý thời gian hiệu quả của bạn sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào một danh sách công việc hợp lý.
  • Một danh sách công việc sẽ giúp công việc trôi chảy, không thiếu sót do nó chỉ ra các việc cần làm và thứ tự làm.

Cách lập danh sách công việc:

Bước 1: Liệt kê – nêu ra tất cả các công việc mình nghĩ cần phải làm, không cần theo thứ tự mức quan trọng, thời gian hay xét đến tính cần thiết của công việc.

*Lưu ý: danh sách công việc cần phải liên quan đến mục tiêu.

Bước 2: Chia nhỏ: trong lúc liệt kê, sẽ có những công việc phức tạp, đòi hỏi thời gian dài khiến ta khó hình dung được sẽ phải tiến hành như thế nào và trong bao lâu.

*Ví dụ (chỉ mang tính tham khảo):

IELTS 7.5 (quá chung chung, phức tạp và tốn nhiều thời gian)

Chuyển thành:
Writing 3 ngày 1 đề, muc tiêu 7 điểm
Speaking luyện tập cùng Tim mỗi ngày, mục tiêu 7 điểm
Reading và Listening mỗi ngày 1 đề, mục tiêu 8 điểm.

Bước 3: Sắp xếp:

  • Đánh giá các công việc trên theo tầm quan trọng và mức khẩn cấp như sau:

Tầm quan trọng: A B C D (tầm quan trọng giảm dần)

Mức khẩn cấp: 1 2 3 4 (mức khẩn cấp giảm dần)

  • Sau đó đưa vào ma trận Khẩn cấp/quan trọng sau:

Thứ tự công việc sẽ đi theo chiều mũi tên, xét từ mũi tên bên phải cùng. (gần giống với cách xác định mức năng lượng Obitan trong môn hóa lớp 12)

quan ly thoi gian-logistics4vn

Ví dụ (chỉ mang tính tham khảo)

Luyện kỹ năng mềm: A3
Ôn thi học kỳ: C1
Đi học thêm anh văn: A2
Đi chợ: B3
Mua đồ giùm A: D3

Từ đó chúng ta dựa vào bảng trên xếp lại thành:

Đi học thêm anh văn: A2
Luyện kỹ năng mềm: A3
Ôn thi học kỳ: C1
Đi chợ: B3
Mua đồ giùm A: D3

Trong trường hợp thời khóa biểu của chúng ta đã kín, cần có chỗ cho việc khác, ta nên bỏ qua các công việc ở phần tư phía dưới bên trái, vì đa phần chúng là những việc liên quan đến người khác, ta nên từ chối khéo và cương quyết.

 Bước 4: chọn thời gian:

  • Lựa chọn thời gian trống: xem lại lịch cá nhân.
  • Điền công việc vào thời gian trống theo thứ tự : điền hết các công việc A1 rồi mới đến A2, tiếp đến là B1, v.v…
  • Xem lại thời khóa biểu, điều chỉnh khi cần thiết, phù hợp với các thay đổi mới.

Lời kết: Kế hoạch chỉ nằm trên giấy nếu ta không thực hiện. Bản thân chúng ta cần phải tự nghiêm khắc với bản thân, có thưởng khi hoàn thành và có phạt khi không đạt được, từ đó việc quản lý thời gian mới suôn sẻ được. Việc thiết lập danh sách công việc để quản lý thời gian hiệu quả tuy tốn thời gian lúc đầu như hiệu quả nó mang lại sẽ vượt mong đợi của bạn.


Nguồn tham khảo:

Cẩm nang kinh doanh: Quản lý thời gian – Harvard
http://www.time-management-guide.com/goal-setting-guidelines.html
với sự giúp đỡ của anh Vĩnh Thắng

ĐHP tổng hợp
moi hop tac