Hoạt động giám định là hoạt động kinh doanh có điều kiện, tuy nhiên hiên nay tại Việt Nam vẫn chưa có một quy trình chung thống nhất nào. Việc giám định chủ yếu gồm các bước giám định sau:
1. Nhận yêu cầu giám định: Khi phát hiện ra tổn thất người được bảo hiểm phải gửi ngay giấy yêu cầu giám định đến công ty bảo hiểm, yêu cầu ban đầu có thể bằng điện thoại nhưng sau đó phải bổ sung giấy yêu cầu chính thức theo mẫu để lưu vào tập hồ sơ giám định. Đồng thời người yêu cầu giám định phải bổ sung đầy đủ các giấy tờ có liên quan cần thiết. Dựa trên các chứng từ thu thập được, giám định viên phân tích yêu cầu giám định, xem xét các điều kiện bảo hiểm, loại hàng hóa, phương thức đóng gói, phương tiện vận chuyển… để đánh giá sơ bộ tổn thất có được bảo hiểm hay không, có thuộc phạm vi trách nhiệm của công ty bảo hiểm không. Nếu tổn thất không được bảo hiểm hoặc có thể khẳng định ngay không thuộc trách nhiệm bảo hiểm thì phải trả lời ngay cho khách hàng để khách hàng có biện pháp thích hợp đối với hàng hóa của mình, tránh tổn thất hàng hóa phát sinh. Nếu tổn thất thuộc trách nhiệm bảo hiểm hoặc trách nhiệm bảo hiểm chưa xác định được ngay hoặc phạm vi bảo hiểm chưa rõ ràng, công ty bảo hiểm sẽ tiến hành các công việc tiếp theo.
Ghi chú: Đối với tổn thất không rõ rệt (Non- appearant loss or damage): (là những tổn thất thấy hoặc nghi ngờ có tổn thất bên trong kiện hàng, người nhận hàng phải thông báo tổn thất bằng cách lập một Thư dự kháng (Letter of reservation) và gửi cho Truyền trưởng hoặc Công ty Đại Lý tàu biển (VOSA) càng sớm càng tốt (thời hạn tối đa là 3 ngày kể từ ngày giao hàng).
2. Thực hiện giám định: Việc giám định có thể do công ty tự tổ chức giám định hoặc thuê các công ty giám định chuyên nghiệp. Giám định viên cần phải phối hợp với các bên liên quan để thu thập thông tin, xét nghiệm hiện trường một cách chính xác. Các giấy tờ có liên quan đến vụ giám định thường gồm:
- Giấy chứng nhận bảo hiểm
- Vận đơn B/L
- Chi tiết đóng gói P/L
- Hóa đơn mua hàng Invoice
- Hợp đồng mua bán Sale Contract
- Giấy chứng nhận phẩm chất
- Biên bản hàng hóa hư hỏng, đổ vỡ do tàu gây nên
- Sơ đồ xếp hàng
- Nhật ký hàng hải
- Giấy chứng nhận kín chắc hầm tàu trước khi xếp hàng
- Giấy chứng nhận vệ sinh hầm tàu trước khi xếp hàng
- Giấy chứng nhận ôn độ, …
Công tác giám định tại hiện trường: Giám định viên cùng đại diện của chủ tàu, chủ hàng đến nơi hàng tổn thất để tiến hành giám định.
- Tới địa điểm giám định và lấy mẫu:
- Lấy mẫu và dụng cụ đựng mẫu
- Kiểm tra phương tiện vận tải (tàu, container/lash nếu có),kiểm tra trên tàu, kiểm tra tình trạng hầm hàng,kiểm tra số liệu,trình trạng seal chì của container nếu có. nếu ko phù hợp kiểm tra các bước tiếp theo
- Đo đạc, kiểm đếm, chụp ảnh tư liệu lưu giữ hồ sơ …
- Kiểm tra, so sánh chi tiết thông tin của hàng hoá trên hồ sơ và thực tế;
- Xác định số lượng, khối lượng thiệt hại, tình trạng chất lượng tại thời điểm kiểm tra, xác định tính chất, mức độ, tình trạng kỹ thuật theo đặc thù của từng loại tài sản, hàng hoá cần giám định; lập biên bản mô tả, chụp ảnh, ghi hình các đặc điểm chung – riêng thể hiện chất lượng của tài sản
- Xác định mức tổn thất, ghi rõ số lượng hàng bị hư hỏng, ước tính chi phí để khắc phục, tỷ lệ giảm giá, giá trị còn lại của hàng hóa.
3. Lập biên bản giám định và lập hồ sơ giám định: Khi giám định xong, giám định viên phải ghi toàn bộ nội dung chi tiết của cuộc giám định, kết quả giám định được lập thành biên bản giám định để khách hàng, người bảo hiểm và các bên có liên quan có cơ sở pháp lý phân bổ trách nhiệm, người được bảo hiểm có cơ sở để khiếu nại giải quyết bồi thường. Biên bản giám định phải ghi rõ:
- Nguyên nhân, mức độ tổn thất
- Tình trạng sắp xếp chèn lót thiết bị của tàu
- Số lượng kiện, số thứ tự kiện hàng bị tổn thất
- Tình trạng tổn thất và tổn thất của bao bì
- Biên bản giám định phải được tiến hành tại hiện trường và có chữ ký của các bên liên quan xác nhận.
4. Ban hành kết quả giám định: báo cáo kết quả giám định gửi cho khách hàng.
5. Nghiệm thu, thanh lý hợp đồng giám định, lưu hồ sơ giám định.
