Một trong những nhiệm vụ hàng đầu của các nhà quản lý chuỗi cung ứng là theo dõi hiệu quả chỉ số giao hàng. Những vấn đề nảy sinh như lượng hàng trên xe ít, nhiều điểm giao cần đi… luôn làm đau đầu các nhà quản lý. Làm thế nào để biết liệu chúng ta đã tối ưu hóa hết mức quá trình giao hàng? Nếu chưa thì vấn đề nằm ở đâu? Abivin hy vọng 5 chỉ số sau đây có thể giúp các nhà quản lý tìm ra lời giải cho bài toán hóc búa này:
Hãy cùng Abivin xem xét từng chỉ số để xem chúng tác động thế nào đến hiệu quả giao hàng của đội xe:
- Chi phí cho mỗi Km:
Hệ số Chi phí / Km là cách dễ dàng để xác định chi phí cần phải bỏ ra cho mỗi km lái xe trên đường. Công thức đơn giản có thể trình bày như sau:
Tiền công của lái xe + Chi phí xăng dầu + Chi phí phương tiện
__________________________________________________
Tổng km hoạt động
Ví dụ, trong một ngày chiếc xe đi được 100 km, người lái xe được trả 5 USD, chi phí nhiên liệu là 20 USD, chi phí bảo dưỡng xe là 15 USD, như vậy Chi phí cho mỗi Km có thể được tính như sau:
5$ + 20$ + 15$
———————– = 0,4$
100km
Chúng ta có thể thấy Chi phí cho mỗi Km trong trường hợp này là 0,4 đô la. Trong các trường hợp khác, chi phí có thể tăng hoặc giảm phụ thuộc vào trình độ lái xe, nhiên liệu tiêu tốn, chi phí sửa chữa xe nếu có hoặc khoảng cách thực tế. Đối với các giám đốc logistics, việc quản lý các thông tin này rất quan trọng để từ đó có thể điều chỉnh sao cho cân đối và tối ưu hóa Chi phí cho mỗi Km.
- Tải trọng đội xe giao hàng
Người làm logistics nào cũng muốn tận dụng tải trọng tối đa của đội xe giao hàng tới mức càng gần 100% càng tốt. Số liệu để đánh giá khả năng tận dụng tải trọng tối đa gọi là Hệ số Tải trọng đội xe. Đối với đội xe có tổng tải trọng thiết kế là 3.000 kg và tải trọng sử dụng thực tế là 2.500 kg thì hệ số tải trọng đội xe là:
Hệ số tải trọng đội xe = 2500 kg / 3000 kg = 0,83
Qua nhiều năm làm việc với các nhà quản lý chuỗi cung ứng, kinh nghiệm của chúng tôi là hệ số tải trọng chấp nhận được phải từ 80% trở lên. Công ty phải theo dõi các số liệu thực tế về khả năng vận chuyển hàng hóa của đội xe, bởi bất kỳ dự toán nào không căn cứ vào số liệu thực tế đều có thể dẫn đến sự giảm năng suất và tốn kém chi phí.
- Số cung đường mỗi chuyến, số Km của mỗi Cung đường
Mỗi cung đường đều là một phần của tuyến đường vận chuyển, là khoảng cách giữa hai điểm dừng giao hàng liên tiếp. Thông thường, đó là khoảng cách giữa các cửa hàng mà lái xe thực hiện giao hàng. Hệ số về số cung đường có thể giúp các nhà quản lý so sánh, sửa đổi và điều chỉnh kế hoạch giao hàng hàng ngày của mỗi lái xe. Ví dụ có 2 lái xe, tương ứng với 2 xe, trong đó mỗi xe được giao nhiệm vụ chạy 2 chuyến với số lượng cửa hàng giống nhau nhưng độ dài đoạn đường khác nhau:
Người lái xe 1:
– Chuyến 1 dài 18 km chạy qua 3 cửa hàng;
– Chuyến 2 dài 25 km chạy qua 5 cửa hàng.
Như vậy xe chạy 8 cửa hàng / 2 chuyến = 4 cung đường / 1 chuyến
Số km / cung đường = (18 km + 25 km) / 8 cung đường = 5,4 km / cung đường
Người lái xe 2:
– Chuyến 1 dài 25 km chạy qua 4 cửa hàng;
– Chuyên 2 dài 33 km chạy qua 4 cửa hàng.
Như vậy xe chạy 8 cửa hàng/ 2 chuyến = 4 cung đường / 1 chuyến
Số km / cung đường = (25 km + 33 km)/ 8 cung đường = 7,3 km / cung đường
Mặc dù cả hai lái xe đều có cùng số cung đường là 8 trong các chuyến đi, nhưng lái xe 2 phải đi xa hơn lái xe 1. Điều này cần được cân nhắc khi nhà quản lý tối ưu hóa tuyến đường và trả lương cho lái xe.
- Thời gian phục vụ trung bình
Thời gian phục vụ trung bình có thể được định nghĩa là thời gian trung bình cần thiết để phục vụ một khách hàng. Trong cung ứng, đó là thời gian để dỡ hàng ở mỗi cửa hàng trong hành trình. Để tính toán, chúng tôi lấy tổng thời gian phục vụ tại các cửa hàng chia cho tổng số lần giao hàng. Ví dụ:
Như vậy, thời gian phục vụ trung bình tại cửa hàng đó trong 1 tuần là:
(15 phút + 20 phút + 18 phút + 15 phút + 15 phút)/ 5 lần giao hàng = 16,6 phút
Con số này cần được duy trì ổn định, sự lên xuống thất thường sẽ khiến việc lên thời gian chính xác cho mỗi chuyến giao hàng trở nên khó khăn.
- Số lần dừng xe theo kế hoạch và số lần dừng xe trên thực tế:
Trên thực tế, hành trình của chuyến xe không phải lúc nào cũng khớp với kế hoạch đặt ra từ trước. Trong một số trường hợp, người lái xe có thể dừng xe ngoài kế hoạch, để nghỉ ngơi, ăn tối, hay thậm chí để đưa đón con cái đi học. Mỗi khi lái xe dừng thế này, anh ta đã đi chệch ra khỏi kế hoạch tổng thể và giảm chất lượng phục vụ giao hàng. Chúng ta có thể tránh được vấn đề này bằng cách theo dõi tỷ lệ giữa số lần dừng xe theo kế hoạch và số lần dừng xe thực tế.
Số điểm dừng thực tế: 58
Số điểm dừng theo kế hoạch: 50
Tỷ lệ: 86%
Trong ví dụ trên, mặc dù theo kế hoạch, người lái xe chỉ được phép dừng lại 50 lần nhưng trên thực tế, anh ta đã dừng lại 58 lần. Đó là lí do chúng ta cần con số này để kiểm soát những điều nằm ngoài kế hoạch.
Với tốc độ đô thị hóa nhanh chóng đi kèm với nhiều vấn đề về giao thông như các tuyến đường loằng ngoằng, tắc nghẽn giờ cao điểm, giá nhiên liệu tăng cao…, tối ưu hóa tuyến đường giao hàng là vấn đề chủ chốt mà tất cả các nhà quản lý chuỗi cung ứng hiện đại đều phải giải quyết. Đi kèm với các vấn đề đó là tiến bộ công nghệ không ngừng phát triển giúp cho công việc của nhà quản lý trở nên dễ thở hơn. Tại Abivin, chúng tôi muốn biến công việc quản lý giao hàng của bạn trở nên nhẹ nhàng và nhanh chóng, bằng cách tạo ra một công cụ giúp bạn tối ưu hóa tiến trình giao hàng và năng suất làm việc của đội xe của mình.
