Sự trùng lập trong hoạt động Chuỗi cung ứng

Như đã giới thiệu ở bài Sự khác biệt giữa Logistics và Supply Chain. Mình đã phân tích theo quan điểm Unionist: Logistics là 1 phần của Supply Chain Management (SCM) với việc SCM là 1 cross-function (liên chức năng), bao gồm:

+ Customer Relationship Management (Quản lý quan hệ khách hàng)
+ Customer service (Dịch vụ khách hàng)
+ Demand Management (Quản lý nhu cầu)
+ Order fulfillment
+ Manufacturing flow management
+ Procurement
+ Product Development
+ Returns

Chính vì đặc điểm cross-function của mình, SCM có những quy trình bị trùng lập (overlap) & hòa lẫn (intertwine) với nhau. Tiêu biểu nhất là các quy trình giữa:

Những quy trình này bị trùng lập & hòa lẫn giữa các bộ phận. Vậy, Ai sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện? Và quy trình bắt đầu ở bộ phận nào? Chúng ta cùng tìm hiểu chi tiết dưới đây nhé.

Đây là 2 câu hỏi mà các chuyên gia chuỗi cung ứng (supply chain professionals) sẽ hỏi khi tập trung vào người sử dụng cuối cùng hoặc người tiêu dùng.

Thông thường:
– Dự báo sẽ được đưa ra, dựa trên các giả định khác nhau và sử dụng các đơn vị như: dollars, units, shipment,… Người thực hiện dự báo có thể là: Nhân viên kinh doanh, Chuyên gia, Quản lý … Điều này phụ thuộc vào kỹ thuật dự báo (định lượng hay định tính) mà mỗi công ty áp dụng.

–> Dự báo là 1 trong các chức năng của Kế hoạch về nhu cầu.Đối với mỗi cấp (echelon) trong hệ thống lên kế hoạch, có rất nhiều thông tin về dự báo nhưng thường không có sự đồng thuận của tất cả các bên trong công ty. Vì thế, để đảm bảo “1 tập số liệu” được sử dụng, một công ty sẽ phát triển các kế hoạch:- Business forecast & các dự báo về sản phẩm/thị trường để đạt được các tiêu chuẩn phát triển tài chính dài hạn. Những dự báo này sẽ cung cấp thông tin cơ bản cho resource planning (hoạch định nguồn lực), sau đó sẽ được chia nhỏ & cụ thể cho các giai đoạn ngắn hơn.
– Sales & Operation Planning (S&OP) sẽ cung cấp các thông tin về nhu cầu cho kế hoạch về nguồn lực (resource planning) để đạt được kế hoạch từ 2-> 6 tháng về kế hoạch cung ứng & năng suất (capacity) sử dụng.
– Cuối cùng, dự báo về sản xuất trong ngắn hạn (short-term production forecasts) sẽ được sử dụng để thiết lập các lịch trình (schedule) sản xuất, hoạt động, bán hàng.

Đối với hầu hết các công ty, câu hỏi quan trọng nhất là: Liệu họ có sự đồng thuận đối với các dự báo để điều khiển hoạt động công ty.

Mở rộng cách tư duy này với việc dự báo nhu cầu trong chuỗi cung ứng với các đối tác khác nhau & 1 câu hỏi tương tự cũng phát sinh. Liệu các bên đối tác có trao đổi thông tin dựa trên cơ sở đồng thuận giữa các bên? Thông thường, các dự báo & lịch trình của từng đối tác sẽ không được chia sẻ cho nhau. Chính điều này đã hình thành nên hiệu ứng Bullwhip.

– Kế hoạch chuỗi cung ứng sản xuất (SCM Manufacturing): Không chỉ giới hạn trong phạm vi 1 công ty mà là giữa các công ty trong chuỗi cung ứng với nhau.
– Kế hoạch sản xuất (Operation Strategies): Là chiến lược hoạt động của 1 công ty riêng lẻ.

Như vậy, để đạt hiệu quả cao nhất, mỗi công ty cần xây dựng & thiết lập kế hoạch Chuỗi cung ứng sản xuất giữa mình với các đối tác trong chuỗi cung ứng. Sau đó, dựa vào kế hoạch Chuỗi cung ứng sản xuất, công ty sẽ đưa ra Kế hoạch sản xuất cho từng bộ phận.

Dựa vào dự báo, các công ty trong chuỗi cung ứng sẽ xây dựng được Kế hoạch chuỗi cung ứng sản xuất. Kế hoạch chuỗi cung ứng sản xuất giúp ích rất nhiều cho doanh nghiệp trong việc “Tiết kiệm chi phí, thời gian ra mắt sản phẩm nhanh hơn và gia tăng dịch vụ khách hàng”(“saving cost, faster time-to-market & increase customer service”)

– Ví dụ như: Công ty A muốn đưa ra sản phẩm mới ra thị trường, công ty sẽ xây dựng Kế hoạch chuỗi cung ứng sản xuất, hợp tác cùng với các nhà cung cấp từ khâu thiết kế sản phẩm, xây dựng quy trình sản xuất để có thể sản xuất sản phẩm với chi phí thấp nhất, đáp ứng được nhu cầu của thị trường với thời gian ngắn nhất.

Chính nhờ sự phối hợp & cross functional của Kế hoạch chuỗi cung ứng sản xuất, thay vì bạn phải mất 20 năm để đạt được 1 thị phần đáng kể trên toàn cầu, các công ty hiện nay sẽ thiết lập các chuỗi cung ứng cần thiết, bắt đầu từ khâu thiết đế đến việc phân phối tại các thị trường chính trên thế giới chỉ trong 1 năm.

Điều này là rất quan trọng cho doanh nghiệp trong việc phát triển kinh doanh & thị trường.

– Thu mua (Purchasing) thông thường sẽ bao gồm 2 mảng chính:
+ Procurement: Tìm kiếm Nhà cung cấp, báo giá, xác định giá cả, đặt đơn hàng,..
+ Theo dõi đơn hàng (Order Tracking): Theo đơn hàng, làm việc với Nhà cung cấp nếu có sự thay đổi trong kế hoạch, đẩy nhanh tiến độ giao hàng,..- Quản lý nguồn cung (Supply Management) là việc Quản lý việc cung ứng nguyên vật liệu, hàng hoá cho doanh nghiệp. Bao gồm lên kế hoạch: Cần mua mặt hàng nào? Số lượng bao nhiêu? Khi nào cần hàng?… Các thông tin này sau đó sẽ được gửi sang bộ phận Thu mua để họ tiến hành thực hiện.Cả 2 chức năng này cần phải liên kết & làm việc chặt chẽ với nhau. Vì sao?

– Các nhà cung cấp cần phải được liên kết với Kế hoạch sản xuất (Production Schedules) và nhận thức được nhu cầu của doanh nghiệp
– Thu mua và Quản lý nguồn cung xảy ra ở tất cả các giai đoạn của chuỗi cung ứng. Ở mỗi cấp độ, các nhân viên sẽ thực hiện trách nhiệm của mình trong việc lên đơn hàng & bổ sung hàng hoá từ các nhà cung cấp đã được lựa chọn từ trước để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.Chức năng cung ứng sẽ trở nên rời rạc trong chuỗi cung ứng khi có 1 “vết nứt” trong giao tiếp giữa các công ty đối tác. Điều này có thể gây ra những ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp như: lost sales (mất khách hàng), missed schedule (không có nguyên vật liệu, không thể sản xuất được,..)

Như đã giới thiệu ở bài Sự khác biệt giữa Logistics và Supply Chain.
– Supply Chain: bao gồm nhiều công ty đối tác trong chuỗi cung ứng
– Logistics: chỉ trong phạm vi 1 doanh nghiệp.

Chính vì thế, khái niệm Supply Chain Logistics Professional ra đời. Nhiệm vụ của Supply Chain Logistics Professional:
– Có tầm nhìn sâu và rộng về các nút thắt (nodes) trong chuỗi cung ứng
– Hiểu được các yếu tố quan trọng & ảnh hưởng đối với từng nút thắt.
– Tổng hợp các điều trên, bộ phận Supply Chain sẽ xây dựng các kế hoạch: Lắp ráp, sản xuất & phân phối của doanh nghiệp.

Để các bạn dễ hiểu, có 1 ví dụ khác đơn giản:
– Các chuỗi cung ứng thường có nhiều cấp: nhà cung cấp, nhà máy, nhà phân phối, nhà bán sỉ rồi đến khách hàng cuối cùng.
-Nếu không có Quản trị chuỗi cung ứng, các công ty trong chuỗi không biết được lượng tồn kho của đối tác, cũng như nhu cầu trong thời gian sắp tới
-> Để đảm bảo chất lượng dịch vụ khách hàng (Customer Service), mỗi cấp, mỗi công ty đều sẽ giữ 1 lượng hàng tồn kho rất lớn.
– Đây chính là nguyên nhân chủ yếu cho việc: Tăng tồn kho trong cả chuỗi cung ứng.

Chính vì thế, ta cần phải phân tích số lượng Hàng tồn kho trên đường “in-transit inventory” & tại từng “nút thắt” trong chuỗi cung ứng, để quản lý hiệu quả.

SCM có tầm ảnh hưởng rất quan trọng, không chỉ gói gọn trong 1 công ty, nó cho phép các công ty đối tác có thể nhận biết được trước các đơn hàng sắp tới, số lượng vật tư, hàng tồn kho & các lô hàng của đối tác, từ đó, có kế hoạch Cung ứng (Supply Planning) phù hợp.

Khóa học APICS CPIM – Basic Of Supply Chain Management