Ứng dụng CNTT trong hoạt động logistics: Không thể chần chừ

Hệ thống cơ sở hạ tầng logistics bao gồm cơ sở hạ tầng vật lý (physical infrastructure) như hệ thống giao thông, cầu cảng… và cơ sở hạ tầng mềm (soft infrastructure) như nguồn nhân lực, hệ thống chính sách, luật lệ, thủ tục… Để phát triển, quản lý tốt và hiệu quả tất cả hệ thống hạ tầng đó, không thể không quan tâm vấn đề ứng dụng CNTT. Cơ sở hạ tầng mềm kỹ thuật số (digital soft infrastructure) đóng vai trò rất quan trọng đối với thương mại trong thế kỷ 21 bởi các thông tin về sự di chuyển của hàng hóa hiện nay hết sức quan trọng.

TỪ MÔ HÌNH ỨNG DỤNG CNTT Ở SINGAPORE VÀ HONG KONG

Toàn cầu hóa nền kinh tế thế giới làm giao thương giữa các quốc gia, các khu vực phát triển mạnh mẽ, tất yếu sẽ kéo theo những nhu cầu mới về vận tải, kho bãi, các dịch vụ phụ trợ…, dẫn đến bước phát triển của logistics toàn cầu (global logistics). Theo dự báo, trong vài thập niên đầu thế kỷ 21, một trong ba xu hướng phát triển chính của logistics toàn cầu là logistics điện tử (e-logistics). Mạng thông tin toàn cầu đã, đang và sẽ tác động rất lớn đến nền kinh tế toàn cầu.

Quản trị hậu cần là một lĩnh vực phức tạp với chi phí lớn nhưng lại là yếu tố chủ đạo, quyết định lợi nhuận của doanh nghiệp trong thương mại điện tử. Một hệ thống hậu cần hoàn chỉnh, tương thích với các qui trình của thương mại điện tử, đáp ứng được những đòi hỏi của khách hàng trong thời đại CNTT là yếu tố quyết định thành công trong kinh doanh. Vì vậy, ứng dụng CNTT, thương mại điện tử như hệ thống thông tin quản trị dây chuyền cung ứng toàn cầu, công nghệ nhận dạng bằng tần số vô tuyến… đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh. Thông tin được truyền càng nhanh và chính xác thì các quyết định trong hệ thống logistics càng hiệu quả.

Chẳng hạn, nghiên cứu sự phát triển của hệ thống cảng biển Singapore và HongKong, những nơi đã và đang thống trị trong danh sách những cảng biển container nhộn nhịp nhất thế giới trong vài thập kỷ qua, có thể nhận ra rằng: Họ đạt được sự thành công một phần lớn nhờ vào việc ưu tiên ứng dụng CNTT trong công tác quản lý và khai thác cảng biển từ rất sớm.

Khả năng tàu container xếp dỡ hàng nhanh hay chậm phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ được các công ty quản lý (cảng vụ) và nhà khai thác cảng biển sử dụng. Singapore và HongKong đã dùng công nghệ để giúp chủ tàu hoạch định toàn bộ tiến trình, làm thế nào để xếp dỡ hàng, vận chuyển hàng đến hay đi khỏi bãi, thậm chí là xếp container như thế nào và làm sao cho tối ưu. Trong khi đó, các cảng vụ dựa vào công nghệ để giám sát sự an toàn của vùng biển và giải quyết giấy tờ để tàu có thể ra vào cảng nhanh chóng và dễ dàng.

Từ tháng 4.1999, cơ quan cảng biển Singapore (MPA) đã phát triển và đưa vào sử dụng hệ thống Marinet, cho phép cộng đồng vận tải biển khai báo trực tuyến cho MPA những nội dung theo quy định như thời gian đến và đi của tàu, hàng hóa có tính chất nguy hiểm… Quá trình xử lý và xác thực thông tin được tiến hành trên mạng và việc cho phép xác thực được thực hiện ngay trong lần giao dịch đầu tiên. Cơ quan hàng hải HongKong cũng triển khai một hệ thống tương tự gọi là hệ thống kinh doanh điện tử (EBS) từ tháng 12.2003.

CNTT còn được dùng để cải thiện việc giám sát tàu ở cảng. Các cảng biển ở Singapore và HongKong hiện đang sử dụng những hệ thống ra-đa và các hệ thống liên lạc tiên tiến khác để giám sát tàu. Cả hai công ty khai thác cảng lớn nhất là PSA Singapore Terminals và Hongkong International Terminals (HIT) đều ứng dụng những hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để giấy tờ được nộp nhanh hơn. Ngoài ra, họ cũng dùng các hệ thống CNTT để hỗ trợ trong việc xếp dỡ, vận chuyển và lưu trữ hàng hóa.

ĐẾN GIẢI PHÁP CHO CÁC DOANH NGHIỆP LOGISTICS VN
Hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn kém xa so với trình độ quốc tế. Chỉ xét về khía cạnh xây dựng website cũng có thể thấy phần lớn website của doanh nghiệp VN chỉ đơn thuần giới thiệu về mình, về dịch vụ của mình, thiếu hẳn các tiện ích và tương tác mà khách hàng rất cần như công cụ theo dõi đơn hàng, theo dõi lịch trình tàu, theo dõi chứng từ… Đây là những yếu tố được các chủ hàng đánh giá rất cao khi lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ logistics cho mình.

Theo đánh giá của VIFFAS, trình độ công nghệ trong hoạt động logistics ở VN còn thấp. Việc liên lạc giữa công ty logistics với khách hàng, hải quan chủ yếu vẫn là thủ công, giấy tờ. Mặc dù những năm 2010-2011 được ghi nhận có bước đột phá trong thực hiện khai hải quan điện tử, số lượng doanh nghiệp tham gia vẫn còn chiếm tỷ lệ thấp. Mặt khác, phương tiện vận tải còn lac hậu, cũ kỹ, trình độ cơ giới hóa trong bốc dỡ hàng hóa vẫn còn yếu kém, lao động thủ công vẫn phổ biến. Công tác lưu kho còn khá lạc hậu, chưa áp dụng phổ biến tin học trong quản trị kho như mã vạch, chương trình phần mềm quản trị kho.

Kết quả một cuộc điều tra của Đại học Kinh tế Quốc dân cho thấy, việc sử dụng phần mềm quản lý kho bãi và cơ sở bán hàng ở hầu hết các tỉnh, thành phố đều rất thấp (23,3% ở tỉnh Hải Dương; 30,3% tại Đà Nẵng; Hà Nội 32,7% và cao nhất là TP.HCM cũng chỉ đạt 39,3%). Một khảo sát khác của tổ chức tư vấn SMC cũng chỉ ra kết quả tương tự với hệ thống CNTT của 45% nhà cung cấp không đạt yêu cầu. Những hạn chế này đang làm cho doanh nghiệp trong nước cạnh tranh vất vả với các doanh nghiệp nước ngoài.

Trong thực tế, hầu hết doanh nghiệp VN mới đóng vai trò như những nhà cung cấp dịch vụ vệ tinh cho các công ty logistics nước ngoài, như đảm nhận việc khai báo hải quan, cho thuê phương tiện vận tải, kho bãi… Chưa có doanh nghiệp nào đủ sức tổ chức, điều hành toàn bộ quy trình hoạt động logistics. Dịch vụ logistics theo hướng 3PL đã hiện diện và có nhiều tiềm năng phát triển tại VN. Do đó, nếu chỉ cung cấp các dịch vụ kho vận đơn giản, thuần túy… mà không tích hợp chúng thành quá trình, chuỗi dịch vụ, người cung ứng dịch vụ khó có thể thỏa mãn khách hàng về mặt giảm chi phí cũng như tính đáp ứng nhanh (quick responsiveness). Có thể nói, ở VN, một trong những nguyên nhân làm cho dịch vụ logistics của nhiều doanh nghiệp cung cấp thiếu tin cậy là do trình độ ứng dụng CNTT kém.

Chỉ với CNTT, liên lạc hiện đại làm nền tảng cho dịch vụ logistics 3PL, các doanh nghiệp VN mới có thể cạnh tranh được với các công ty 3PL lớn trên thế giới đã có mặt tại VN. Hiện nay, có nhiều giải pháp đầu tư CNTT hiệu quả với chi phí thấp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nắm bắt cơ hội này để trang bị cho mình. Chẳng hạn, công ty Tân cảng Sài Gòn đã áp dụng hệ thống phần mềm quản lý container tại cảng Cát Lái làm giảm được nhiều thời gian chờ đợi, lấy hàng khỏi cảng, góp phần vào việc giải tỏa tắc nghẽn tại cảng này. Vấn đề còn lại là nhận thức được tầm quan trọng và bức thiết của vấn đề, quyết tâm nâng cao trình độ tiếp cận và sử dụng CNTT trong giới quản lý và nhân viên, đồng thời với việc vạch ra một lộ trình triển khai phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp.